جلسات غیرضروری و هدر رفت سرمایه

وقت طلاست و شرکت شاپیفای می‌خواهد کارمندانش بفهمند که این ضرب‌المثل درباره‌ی جلسات بیهوده‌‌ی سازمانی هم مصداق دارد. این شرکت کانادایی فعال در حوزه‌ی تجارت الکترونیک، حسابگر یا سیستم سنجشی را در اپلیکیشن مربوط به زمان‌بندی برنامه‌های کاری کارمندان تعبیه کرده که هزینه‌ی هر جلسه با بیش از سه کارمند را تخمین می‌زند. این ابزار، میانگین خسارت را بر اساس نقش سازمانی و دستورالعمل‌های سازمانی، مدت زمان جلسه و تعداد کارمندان حاضر در جلسه برآورد می‌کند و به هر نشستی یک برچسب هزینه اختصاص می‌دهد. هر جلسه‌ی سی دقیقه‌ای با حضور سه کارمند به طور میانگین بین ۷۰۰ تا ۱۶۰۰ دلار هزینه برمی‌دارد. اگر این جلسه با حضور کاز نجاتیان مدیر ارشد عملیاتی شرکت که خودش طراح این برنامه است برگزار شود، این هزینه می‌تواند تا بیش از ۲۰۰۰ دلار افزایش پیدا کند.این ابزار جدید، بخشی از برنامه‌ی یک‌ساله‌ی شرکت برای کاستن از دورهمی‌های غیرضروری است. مدتی قبل در سال جاری، شاپیفای تمام جلسات دوره‌ای با بیش از دو شرکت‌کننده را حذف کرد. به گفته‌ی نجاتیان، این شرکت در صدد است تا پایان سال ۲۰۲۳، ۴۷۴هزار رویداد مجزا را لغو و بیش از ۳۲۲هزار ساعت زمان آزاد کند. نجاتیان می‌گوید: «در شاپیفای هیچ‌کس حاضر نیست یک غذای ۵۰۰دلاری سفارش بدهد، ولی آدم‌های زیادی رقم‌هایی به مراتب بالاتر از این را صرف جلساتی می‌کنند که در آنها هیچ تصمیمی گرفته نمی‌شود. هدف از این پروژه این است که نشان بدهد زمان، سرمایه است؛ اگر می‌خواهید خرجش کنید، درباره‌ی آن خوب فکر کنید.»برایان الیوت کارشناس مسائل محیط کار می‌گوید: «جلسه مثل علف است، اگر حواس‌تان جمع نباشد، هر جایی سبز می‌شود.» وقتی آلن مولالی مدیریت شرکت فورد موتور را در سال ۲۰۰۶ بر عهده گرفت، جلسات غیرضروری یا طولانی را کم کرد تا به فرآیند تصمیم‌گیری سرعت ببخشد. یک دهه پیش، شرکت بین‌ اند کو دریافت که هر جلسه‌ی هفتگیِ مدیران میانی می‌تواند برای سازمان سالانه حدود ۱۵ میلیون دلار هزینه داشته باشد و این در حالی بود که هر کدام از مدیران ارشد بیش از دو روز در هفته را به جلسه اختصاص می‌دادند. هم مدیران اجرایی و هم کارمندان‌شان می‌گویند هر هفته ساعات زیادی را صرف جلسات بی‌حاصلی می‌کنند که اگر برگزار نشود، هیچ تفاوتی ایجاد نمی‌کند. پژوهش‌ها هم نشان داده که وقت تلف‌شده به واسطه‌ی فعالیت‌هایی مثل برگزاری جلسه، یکی از پنج عامل اصلی کاهش بهره‌وری در سازمان‌هاست. استیون راجلبرگ مدرس دانشگاه نورث کارولینا که دو دهه است در زمینه‌ی بهره‌وری جلسات سازمانی مطالعه می‌کند، پژوهشی انجام داده که نشان می‌دهد جلسات غیرضروری در مجموع سالانه حدود ۱۰۰ میلیون دلار در سازمان‌های بزرگ پول تلف می‌کند. با تمام این اوصاف، راجلبرگ معتقد است که سیستم سنجش هزینه‌ی شاپیفای به تنهایی نمی‌تواند کاری از پیش ببرد و احتمالاً به تغییر رفتار کارمندان منجر نمی‌شود. این سیستم باید با آموزش رفتارهای صحیح، بازخورد دادن به مدیران میانی و همراهی مدیران ارشد همراه شود؛ مواردی که همگی در پروژه‌ی شاپیفای گنجانده شده است.